15 października 2020

5 nawyków, które ułatwią Ci pracę w trybie Home Office

Premier podczas ostatniej konferencji prasowej zachęcił, aby osoby mające możliwość pracy zdalnej przeszli na taki tryb. Podczas pierwszej fali koronawirusa wiele osób miało okazje przekonać się jak wygląda praca z domu. Okazuje się jednak, że „home office” nie jest tak prosty jak się wydaje, a praca w domu stawia nad nami całkowicie nowe wyzwania.

Praca z domu ma swoje wady i zalety. Zdecydowanie korzystne jest to, że nie musimy dojeżdżać do biura, tracić przez to czasu oraz pieniędzy. Mimo wszystko jednak, wcale nie jest taka prosta. Wymaga od nas dużych pokładów samodyscypliny.

Praca w domu jest trudniejsza. Trudniej jest nam utrzymać uwagę i skupić się na zadaniach. W naszym domu jest wiele rozpraszaczy. Mogą to być dzieci, zwierzęta, inni członkowie rodziny czy nawet zwykłe przedmioty codziennego użytku, z których nie mogliśmy korzystać w pracy.

Rozpraszają nas również obowiązki, które mamy w domu i moglibyśmy wykonać je w czasie pracy. Zachowanie podziału na prace i życie prywatne staje się trudniejsze. Dlatego dzisiaj chcielibyśmy przedstawić Wam pięć porad, dzięki który praca w „home office” stanie się prostsza.

1. Zachowaj rytm i podział dnia

Gdy jeździmy rano do pracy poprzedza to pewna rutyna. Wstajemy, myjemy się i jemy śniadanie. Przygotowujemy rzeczy, ubrania i wybieramy się do pracy.

Teraz moglibyśmy wstać z łóżka, umyć zęby i zasiąść do pracy. Śniadanie zjemy siedząc przed komputerem – bo czemu by nie? To jednak prosta droga do tego by stracić produktywność i zamiast ośmiu godzin poświęcić na wykonanie tych samych obowiązków dziesięć. Przecież nie powiemy, że nie wyrobiliśmy się bo w trakcie pracy włożyliśmy zmywarkę i zrobiliśmy sobie obiad.

Dlatego ważne jest to by zachować rytm dnia. Wstać jak zawsze, wyszykować się jak zawsze, zjeść śniadanie. Wyprowadzić psa. Przygotować się i usiąść do pracy jakby nigdy nic, jakbyśmy dalej znajdowali się w biurze.

Wykonaj swoje obowiązki, przy czym zachowaj przerwy tak samo jak w pracy. Gdy skończysz pracę wróć do swojego prywatnego życia. Przygotuj sobie obiad na kolejny dzień. Ogarnij mieszkanie, obejrzyj film. Zachowaj swój stary rytm dnia i podział na życie prywatne i pracę.

Inaczej bardzo łatwo jest wpaść w sidła prokrastynacji – ciągłego odkładania rzeczy na później. Przecież nikt nam nie stoi nad głową, te pięć minut nas nie zbawi.

Później jednak obowiązki zaczynają się nakładać. Czas zaczyna się kurczyć, a my pracujemy więcej niż zwykle. Czujemy się zmęczeni, zdenerwowani. Zamknięci w czterech ścianach i chętnie wrócilibyśmy znów do biura. Można jednak temu łatwo zapobiec zachowując ład i harmonię dnia powszedniego.

2. Przygotuj swoje miejsce pracy

Postaraj się tak przygotować swoje miejsce pracy, aby było w nim jak najmniej rozpraszaczy. W naszym domu jest wiele rzeczy, które na co dzień nie rozpraszają naszej uwagi podczas pracy w biurze.

Zadbaj o to by był to pokój, który jest rzadko wykorzystywany przez domowników. Jeśli brakuje takiego miejsca, wyznacz je sobie, a następnie poproś innych by w danych godzinach starali Ci się nie przeszkadzać, jeśli również są w domu.

Najlepiej aby było to miejsce pozbawione telewizora i nie znajdowało się w trakcie komunikacyjnym np. salon przy korytarzu, łazience czy kuchni, będzie zawsze często uczęszczanym miejscem. Za każdym razem będzie to nas rozpraszać, a my będziemy tracić cenny czas na ponowne wprowadzenie siebie w rytm wykonywania obowiązków.

Domownicy muszą zrozumieć, że chociaż jesteś w domu, to tak naprawdę jesteś w pracy. Nie powinni wykorzystywać tej sytuacji by pytać o drobne szczegóły np. „gdzie to leży”. Niech traktują to tak samo, jakbyś była w biurze. Czy wtedy również dzwoniliby z każdą najmniejszą rzeczą? Postaraj się uczulić ich na ten temat.

3. Zapomnij o domowych obowiązkach

Początkowo możesz spotkać się nawet z pewnego rodzaju zarzutami „Jak to obiadu nie ma? Przecież byłaś w domu cały czas”. Nie dawaj się jednak pokonać domowym obowiązkom, zostaw je na później. Twoja obecność w domu nie zmienia tego, że musisz wykonać swoje zawodowe zadania. Dom musi poczekać, tak samo jakbyś była dzisiaj w pracy. Przecież nie wyrwiesz się z niej, aby zrobić zakupy, odkurzyć mieszkanie czy przygotować obiad.

Wręcz przeciwnie, oczekuj od innych domowników pomocy w utrzymaniu domu. Obowiązki swoje za to odłóż na moment, gdy będziesz już po pracy.

Z początku będzie Cię nawet kusić by coś zrobić. Takie małe oderwanie od pracy bez wyrzutów sumienia – bo przecież zrobiłam coś potrzebnego. Pamiętaj jednak, że odbije się to zarówno na Twoim życiu zawodowym, jak i prywatnym.

Brak jasno postawionych granic sprawia, że oba światy zlewają nam się ze sobą. Ostatecznie jesteśmy cały dzień w pracy, jak i w domu. Przestajemy wyrabiać się z obowiązkami służbowymi i domowymi. Wzrasta irytacja własna, oraz innych domowników. Zaczynają się więc konflikty. Postaraj się temu zapobiec, ale pamiętaj, że potrzebujesz do tego pomocy i zrozumienia bliskich.

4. Zacznij planować

Będąc w pracy jakoś łatwiej panuje się nad zadaniami. Gdy pracujemy w domu zaczyna to nagle być dużo trudniejsze. Dlatego zaproponujemy Ci coś co naprawdę działa. Technika robienia list zadań połączona z techniką Pomodoro.

Technika tworzenia list zadań jest bardzo prosta. Możesz wykorzystać do tego specjalne aplikacji typu „To-Do” na komputer czy smartfon. Wystarczy Ci również zwykła kartka papieru.

Zapisz sobie najważniejsze zadania, które musisz dzisiaj zrobić. Następnie podziel je na kilka mniejszych zadań, które musisz wykonać, aby w całości wykonać całe zadanie.

Nie zaczynaj jednak pracy od najłatwiejszych zadań, które szybko możesz skreślić z listy – wiemy, to kusi. Jednak nie tędy droga. Zabierz się od zadań, które są najtrudpdniejsze. Problemem będzie skupienie się na nich, ale w tym pomoże technika Pomodoro.

Do jej zastosowania również znajdziesz aplikacje, możesz jednak skorzystać ze zwykłego minutnika, który masz w telefonie.

Technika ta polega na pracy w krótkich sesjach, w których maksymalnie się skupiamy. Jedna sesja trwa 25 minut i wtedy poświęcamy się maksymalnie zadaniu, które wykonujemy. Wyłączamy wszystkie rozpraszacze, tak mówimy tutaj o Facebooku, Instagramie i innych portalach. Po prostu pracujemy w pełnym skupieniu.

Po 25 minutach robimy sobie 5 minut przerwy. Robimy cztery takie sesje Pomodoro, po których robimy sobie dłuższa przerwę, która potrwa pół godziny.

Aby skutecznie wykorzystać technikę Pomodoro musimy mieć wcześniej robioną listę zadań, gdzie duże zadania podzielone są na mniejsze zadania. Dzięki temu dokładnie wiemy nad czym mamy w danej chwili pracować i nie tracimy czasu na zastanawianie się.

Maksymalnie wykorzystujemy swój czas i zobaczysz – szybciej wykonasz swoje codzienne obowiązki i zyskasz dodatkowy czas w ciągu dnia.

Jak wygląda Pomodoro w praktyce?

Przeanalizujmy proces na przykładzie tego artykułu. Tak, powstał on z wykorzystaniem techniki Pomodoro. Listy zadań do projektów konceptualnych bardzo dobrze wykonuje się w postaci mapy myśli. Możesz narysować ją na kartce lub skorzystać z różnego rodzaju aplikacji.

Aby powstał artykuł najpierw musimy wymyślić jakie informacje w nim zawrzemy. Tutaj będzie to 5 nawyków, które ułatwią nam pracę. Pamiętaj, że nie musisz skończyć całego zadania w jednej sesji.

Jak widzicie, artykuł podzielony został na 7 sesji Pomodoro. Oczywiście jeśli w trakcie jednej sesji jesteście w stanie wykonać więcej pracy niż zaplanowaliście, to zróbcie to. Wykorzystajcie czas maksymalnie.

Przez stworzenie mapy myśli powstała nam lista zadań, która zawiera konkretne podpunkty, dzięki którym wiemy dokładnie co chcieliśmy napisać i nie musimy zastanawiać się nad tym w trakcie pracy. Po prostu realizujemy zadanie według wcześniej opracowanego planu.

Stosowania tej techniki można się nauczyć i chociaż początkowo jest to trudne, chociaż może wydaje się łatwe, to najważniejsze jest to, by całkowicie odciąć się od rzeczy, które nas rozpraszają.

Musimy wyłączyć portale społecznościowe, wyciszyć powiadomienia w telefonie. W trakcie trwania sesji po prostu musimy skupić się maksymalnie na zadaniu. W przerwie możemy odpisać na maila, odpowiedzieć na wiadomość, ale w trakcie tych 25 minut poświęcamy się tylko zadaniu.

5. Nagradzaj się po udanym dniu

Nagradzanie się jest bardzo istotnym czynnikiem motywacyjnym. Oczywiście nie chodzi o to by na koniec dnia kupować sobie rzecz, na którą wydamy wszystkie pieniądze, które udało nam się danego dnia zarobić.

Nagroda może być mała, może to być coś niematerialnego. Nagrodą może być danie sobie chwili czasu na poczytanie nowej książki. Może to być obejrzenie jednego odcinka serialu.

Ważne jest by połączyć przyjemność z wykonaniem zadań i w razie braku wywiązania się z obowiązków, konsekwentnie wykluczać nagrody. Oczywiście wymaga to pracy nad sobą i silnej woli.

Warto jednak wypróbować ten sposób. Jeśli już wejdziesz w tryb pracy, wyrobisz w sobie dobre nawyki, wykonywanie zadań i nagrody staną się dla Ciebie czymś codziennym. Nauczyć się pracować wynajmie i dobrze spędzać swój czas wolny.