Wszyscy posiadamy w swoim domu miejsce, do którego wrzucamy wszystkie dokumenty. Trafiają do niego gwarancje na zakupione urządzenia, faktury zakupu, umowy podpisane z operatorami telewizji, telefonu oraz internetu. Znajdziemy tam również wyniki badań, zeznania podatkowe oraz inne bardzo ważne dokumenty, które powinniśmy zachować.
Problem powstaje w momencie, gdy potrzebujemy konkretnego dokumentu i nie możemy go znaleźć. Wszystko przez bałagan, który w dokumentach panuje. Umowy schowane są między starymi rachunkami. Niektóre z nich stały się nieczytelne przez tusz, który po latach wyblakł. Temu wszystkiemu można zaradzić i w tym artykule chcielibyśmy podpowiedzieć Wam, jak to zrobić.
Pogrupuj dokumenty według rodzaju
Organizacja dokumentów jest kluczowa dla zachowania porządku. Przede wszystkim należy pogrupować dokumenty według rodzaju, takie jak podatkowe, medyczne, ubezpieczeniowe, itp. Dzięki temu łatwiej będzie je odnaleźć w przypadku potrzeby.
Wybierz odpowiednie miejsce
Kolejnym krokiem jest wybór odpowiedniego miejsca do przechowywania dokumentów. Powinno to być miejsce zamykane na klucz, jak szafka lub sejf, aby uniknąć kradzieży. Ważne, aby miejsce to było suchy, niepodatne na wilgoć, poza zasięgiem dzieci i ewentualnych włamywaczy.
Pogrupowane dokumenty można schować do segregatorów, a następnie umieścić w pudle archiwizacyjnym i dokładnie je opisać, co w nim się znajduje. Możemy kupić również specjalne metalowe szafy na dokumenty, które dodatkowo zamykane są na klucz. Dzięki temu mamy pewność, że nikt niepowołany nie będzie do nich zaglądał.
Oddziel kopie od oryginału
Przechowywanie kopii dokumentów w innym miejscu niż oryginały, jest kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa dokumentów. Można je umieścić w innym sejfie lub szafce zamykanej na klucz. Warto też regularnie sprawdzać i uaktualniać dokumenty, aby uniknąć ewentualnych problemów w przyszłości. Należy zwrócić uwagę na daty ważności i terminy płatności, aby uniknąć ewentualnych kar i nieprzyjemności.
Pamiętaj o czasie przechowywania
Należy pamiętać, że różne rodzaje dokumentów mają różne zasady przechowywania. Na przykład dokumenty podatkowe należy przechowywać przez 5 lat, zaś dokumenty medyczne przez 10 lat. Warto więc zapoznać się z zasadami przechowywania i pamiętać o terminach.
Za pomocą drukarki ze skanerem zrobisz kopie bezpieczeństwa najważniejszych dokumentów
Dodatkowo warto zainwestować w skaner, aby zrobić elektroniczne kopie dokumentów i przechowywać je w chmurze lub na innym dysku zewnętrznym. Elektroniczne kopie ułatwią odnalezienie dokumentów i będą stanowić ich bezpieczną kopię na wypadek uszkodzenia oryginałów.
Rób zdjęcia dokumentów
Obecne aparaty w telefonach robią naprawdę dobre zdjęcia. Możesz jeszcze szybciej dzięki temu robić kopie dokumentów, po prostu fotografując je. Następnie trzymaj je w swojej prywatnej chmurze danych, a zyskasz kolejną kopię bezpieczeństwa, która będzie odporna na uszkodzenia fizyczne.
Triki na zachowanie porządku w dokumentach
Co więcej, aby utrzymać porządek w dokumentach, warto zastosować kilka prostych trików. Po pierwsze, ważne jest, aby unikać nagromadzenia zbyt wielu dokumentów. Jeśli jakiś dokument nie jest już potrzebny, warto go zniszczyć lub wyrzucić. Można też wykorzystać cyfrowe rozwiązania, takie jak skanowanie dokumentów i przechowywanie ich w chmurze lub na dysku zewnętrznym, co zminimalizuje ilość papierowych dokumentów w domu.
Po drugie, warto wykorzystać system etykietowania, dzięki któremu łatwiej będzie odnaleźć potrzebne dokumenty. Można zastosować etykiety z kolorami lub nazwami kategorii, aby łatwiej było odnaleźć potrzebny dokument.
Po trzecie, warto pamiętać o regularnym przeglądaniu dokumentów. Przeglądanie dokumentów raz na kilka miesięcy pomoże nam uniknąć nagromadzenia zbyt wielu dokumentów oraz pozwoli na czasowe usuwanie już niepotrzebnych papierów.
Po czwarte, jeśli przechowujemy dokumenty w postaci papierowej, warto zadbać o ich odpowiednie zabezpieczenie. Można skorzystać z teczek plastikowych lub specjalnych kieszonek, aby zminimalizować ryzyko zniszczenia lub uszkodzenia papieru.
Podsumowując, przechowywanie dokumentów w domu, to ważne zadanie, które wymaga planowania i uwagi. Dzięki zastosowaniu odpowiednich rozwiązań, takich jak organizacja dokumentów, wybór odpowiedniego miejsca przechowywania, tworzenie kopii elektronicznych, zabezpieczenie dokumentów przed uszkodzeniem oraz regularne przeglądanie dokumentów, można utrzymać porządek w domowych papierach oraz uniknąć niepotrzebnych problemów.
