Dlaczego nie powinniśmy zaczynać maila od „Witam”?

Jaką formą rozpocząć wiadomość e-mail? Jest to dosyć trudny temat. Zazwyczaj korzystamy z formy „Witam”. Brzmi ona dość oficjalnie, nie wskazuje na porę dnia i pasuje niezależnie od płci i wieku osoby, która wiadomość odczyta. Okazuje się jednak, że nie jest ona poprawna i możemy zostać odebrani negatywnie przez adresata wiadomości.

Jakiej formy zatem używać? Która będzie najbardziej odpowiednia. Dzień dobry brzmi dziwnie bo nie wiemy kiedy ktoś odczyta wiadomość, a co jeśli zrobi to w środku nocy? Jak też traktować e-mail. Czy to forma formalna, czy jeszcze nie? Dużo też zależy od odbiorcy, czy odnosimy się do niego z szacunkiem, czy to jakiś autorytet, a może w ogóle go nie znamy i nie wiemy kim jest?

Nie zapominajmy też, że Internet samoistnie już skraca dystans między ludźmi i przyzwala na więcej czyli np. formy na „ty” w mediach społecznościowych chociaż kogoś nie znamy.

Jak zacząć wiadomość e-mail?

Zwrot ze względu na stanowisko

Gdy wiemy do kogo piszemy, a zajmuje on ważne stanowisko warto to podkreślić by zyskać w oczach osoby, która odczyta wiadomość. Możemy wtedy użyć formy grzecznościowej:

• Szanowny Panie Profesorze,
• Szanowny Panie Prezesie,
• Panie Prezesie,
• Panie Profesorze,

E-mail będzie wtedy wyglądał oficjalnie, a rozmówca poczuje się doceniony i być może przychylniej spojrzy na naszą korespondencję lub po prostu ją odczyta. Nie zawsze tak się dzieje i niektórzy już po nagłówku odrzucają dalsze czytanie wiadomości.

Gdy znamy adresata, ale jest to osoba obca

Komfortową sytuacją jest gdy piszemy do kogoś kogo znamy z imienia. Wtedy bardzo prosto możemy użyć zwrotu grzecznościowego, który jednocześnie będzie rozpoczęciem i przywitaniem w mailu.

• Panie Adamie,
• Pani Ewo,

Adresat to znajomy

Wtedy mamy ułatwioną sytuację i możemy korzystać z wielu zwrotów formalnych i nieformalnych. Jeśli dobrze siebie znamy i piszemy do siebie nie pierwszy raz możemy nawet się nie witać jeśli wcześniej przyjęliśmy taką konwencję.

Gdy nic nie wiemy o odbiorcy

Jest to najmniej komfortowa sytuacja. Często też nie chcemy korzystać ze spersonalizowanych zwrotów bo np. przygotowujemy szablony wiadomości, albo korespondencję masową. Wtedy na pewno nie korzystajmy w mailu ze zwrotu „Witam„. Taka wiadomość przez, niektórych może zostać odrzucona tylko z tego jednego względu.

Jaka forma będzie zatem uniwersalna? W takiej sytuacji zaleca się korzystanie z formy „Dzień dobry„. Niestety może ona brzmieć dziwnie w zależności od pory odczytania maila, ale jest najbardziej uniwersalna i nie łamie żadnych kanonów.

• Dzień dobry,
  kontaktuję się w sprawie…