Jaką formą rozpocząć wiadomość e-mail? Jest to dosyć trudny temat. Zazwyczaj korzystamy z formy „Witam”. Brzmi ona dość oficjalnie, nie wskazuje na porę dnia i pasuje niezależnie od płci i wieku osoby, która wiadomość odczyta. Okazuje się jednak, że nie jest ona poprawna i możemy zostać odebrani negatywnie przez adresata wiadomości.
Jakiej formy zatem używać? Która będzie najbardziej odpowiednia. Dzień dobry brzmi dziwnie bo nie wiemy kiedy ktoś odczyta wiadomość, a co jeśli zrobi to w środku nocy? Jak też traktować e-mail. Czy to forma formalna, czy jeszcze nie? Dużo też zależy od odbiorcy, czy odnosimy się do niego z szacunkiem, czy to jakiś autorytet, a może w ogóle go nie znamy i nie wiemy kim jest?
Nie zapominajmy też, że Internet samoistnie już skraca dystans między ludźmi i przyzwala na więcej czyli np. formy na „ty” w mediach społecznościowych chociaż kogoś nie znamy.
Jak zacząć wiadomość e-mail?
Zwrot ze względu na stanowisko
Gdy wiemy do kogo piszemy, a zajmuje on ważne stanowisko warto to podkreślić by zyskać w oczach osoby, która odczyta wiadomość. Możemy wtedy użyć formy grzecznościowej:
- Szanowny Panie Profesorze,
- Szanowny Panie Prezesie,
- Panie Prezesie,
- Panie Profesorze,
E-mail będzie wtedy wyglądał oficjalnie, a rozmówca poczuje się doceniony i być może przychylniej spojrzy na naszą korespondencję lub po prostu ją odczyta. Nie zawsze tak się dzieje i niektórzy już po nagłówku odrzucają dalsze czytanie wiadomości.
Gdy znamy adresata, ale jest to osoba obca
Komfortową sytuacją jest gdy piszemy do kogoś kogo znamy z imienia. Wtedy bardzo prosto możemy użyć zwrotu grzecznościowego, który jednocześnie będzie rozpoczęciem i przywitaniem w mailu.
- Panie Adamie,
- Pani Ewo,
Adresat to znajomy
Wtedy mamy ułatwioną sytuację i możemy korzystać z wielu zwrotów formalnych i nieformalnych. Jeśli dobrze siebie znamy i piszemy do siebie nie pierwszy raz możemy nawet się nie witać jeśli wcześniej przyjęliśmy taką konwencję.
Gdy nic nie wiemy o odbiorcy
Jest to najmniej komfortowa sytuacja. Często też nie chcemy korzystać ze spersonalizowanych zwrotów bo np. przygotowujemy szablony wiadomości, albo korespondencję masową. Wtedy na pewno nie korzystajmy w mailu ze zwrotu „Witam„. Taka wiadomość przez, niektórych może zostać odrzucona tylko z tego jednego względu.
Jaka forma będzie zatem uniwersalna? W takiej sytuacji zaleca się korzystanie z formy „Dzień dobry„. Niestety może ona brzmieć dziwnie w zależności od pory odczytania maila, ale jest najbardziej uniwersalna i nie łamie żadnych kanonów.
- Dzień dobry,
kontaktuję się w sprawie…
