Automatyczne archiwizowanie wykonanych zadań w Notion

Notion, to genialne narzędzie. Mnogość możliwości jakie daje, jest wprost ogromna. Możemy przystosować je do obsługi zadań, jako crm, notatni, moodboard oraz na tysiące innych sposobów. Jeśli korzystanie z niego do organizowania zadań, to z pewnością może denerwować Was, że z tabeli automatycznie nie znikają wykonane zadania. Możemy osiągnąć to w prosty sposób i podpowiemy Wam krok po kroku, jak to zrobić.

Jak zrobić, aby Notion archiwizował wykonane zadania

Zacznijmy od stworzenia samej tabeli z zadaniami. Tworzymy więc sobie pustą stronę, a następnie dodajemy Database -> Table.

Po pojawieniu się tabeli w jej prawym rogu pojawi się okno „Select data source”. Klikamy tam „+ New database„, co stworzy nam osobną bazę danych właśnie do organizacji zadań.

Mamy gotową tabelę, którą warto byłoby przystosować do naszych zadań. Możemy zmienić nazwy kolumn oraz dodać nowe. Aby dodać nową, wystarczy kliknąć plusik. Aby edytować obecne wystarczy je kliknąć.

Przygotowaliśmy trzy sekcje. Pierwsza to po prostu nazwa zadania. Druga status, w którym się znajduje. Możemy być w trakcie wykonywania jakiegoś zadania, może ono również czekać w kolejce, albo być już zrobione. Właśnie po ustawieniu tego ostatniego statusu, chcielibyśmy aby zadanie zniknęło z tej listy i przeniosło się do archiwum.

Za pomocą pola jednokrotnego wyboru przygotowaliśmy również możliwość ustawienia priorytetu zadaniom, aby było wiadomo, które są najważniejsze i należy wykonać je w pierwszej kolejności.

Widzimy jednak, że zadanie, które jest już zrobione znajduje się na tej liście. Jak je teraz usunąć? Stwórzmy drugi widok tabeli. Wystarczy kliknąć plusik obok „Table”. Wybieramy widok tabeli i podajemy nazwę, którą może być „Archiwum”. Następnie klikamy „Done”, aby utworzyć widok.

Teraz mamy dwa widoki bazy danych (tabelaryczne), w których jest to samo. Ale właśnie o to chodziło, bo teraz skorzystamy z opcji filtrowania.

Za pomocą filtrów w jednym widoku pokażemy wszystkie zadania, które mają status „w trakcie” lub „nierozpoczęte”. Czyli zadania, którymi musimy się zając.

W drugim widoku ustawiamy filtr tak, by pokazać tylko zadania ze statusem „zrobione”. Dzięki temu po wykonaniu zadania wystarczy zmienić mu status na „Zrobione”, a wtedy automatycznie się zarchiwizuje. Nie będzie widoczne na liście zadań, a dopiero w widoku archiwum. Dzięki temu zyskujemy historię wszystkich zadań, ale jednocześnie nie przeszkadzają nam one podczas korzystania z listy.

Mamy nadzieję, że ten prosty sposób pokazujący, jak automatycznie archiwizować wykonane zadania w Notion pomógł Wam. Notion to fantastyczna aplikacja i da się przygotować w niej workflow do bardzo wielu zadań. Kolejnym etapem, który warto poznać jest tworzenie formuł. Dzięki niemu jeszcze bardziej możemy wpływać na działanie poszczególnych elementów i dostosowywanie ich do własnych potrzeb.

Ta możliwość customizacji jest w Notion największą zaletą, ale też i jednocześnie wadą. Narzędzie z pewnością spodoba się osobom, które lubią układać procesy od siebie i chcą mieć pełną kontrolę nad narzędziem. Chcą łączyć wiele funkcji w jednym i nie korzystać dzięki temu z tak wielu aplikacji.

Zdecydowanie łatwiej jest jednak zainstalować aplikację do zarządzania zadaniami, w której takie funkcjonalności są domyślne. Dlatego sami musicie zdecydować, które rozwiązanie bardziej Wam się podoba. My wybieramy Notion, bo możemy dostosować aplikację do własnych potrzeb.